办公室礼仪规范

2017-07-09 19:51:16 admin 9

办公室礼仪规范

    

仪容仪表

  一、所有员工上班均须按岗位要求着整洁工装,佩戴工作牌。

二、个人卫生要求:勤洗澡、勤理发、勤换衣、勤修剪指甲。忌佩戴过于夸张的首饰,忌抹刺鼻气味的香水、过于浓重的口红和留怪异发型。

三、 女士要淡妆上岗,忌当众补妆,长发需束起或挽起,忌穿过高的高跟鞋(3—4公分为宜),忌穿凉拖鞋。

四、男士要每日剃刮胡须,发型干净利落。

五、出席重要活动,服装要搭配得体。

 

迅速响应

一、对自己应尽的职责和上级交办的工作要保质保量按时完成,雷厉风行,不找借口。

二、对业主诉求专注倾听,认真记录,迅速汇报,快速处置。

三、首接责任人要跟踪查验回访,确认满意度。

   四、工作任务因故不能完成,需第一时间汇报并提供备选方案。

五、手机保持畅通,紧急情况第一时间赶赴现场处置。

六、部门之间、员工之间要及时沟通,团结协作,互补互助,忌拖延推诿扯皮。

 

 

行为举止

一、姿态端正,自然大方,真诚和蔼,不卑不亢。

二、忌在办公区域进食、吸烟、饮酒。

三、不携带有异味的物品进入办公区域,不进食刺激气味食物,保持口腔和体味清洁。

四、工作中要走路轻快,表达清晰,动作稳妥,手势得体。忌嘻笑打闹、聊天、玩游戏、浏览与工作无关的网站。

五、与人相遇,主动问候,礼让先行;顺手助人,协助提拿。

六、在公共区作业遇到业主时,需在距离3米左右暂停工作,微笑问候,礼让业主,待业主走过3米后再继续作业。

七、接打私人电话要长话短说,忌当着客人的面接打私人电话。

八、拜访业主须提前预约(拜访或致电时间掌握在:08:00—11:00,14:00—20:00为宜),登门时须轻敲门三下,穿好鞋套。如需坐下交流,切忌坐满椅子或翘二郎腿,要与业主保持适度距离。不谈与工作无关事宜,不向业主提私人需求,离开时整好座位道别。

九、引导手势需五指并拢,眼睛和手势朝向指引方向。

十、 工作时间忌聚集聊天、串岗,不议论他人是非,不传播小道消息,不泄露业主信息,不聊与工作无关的话题。

 

语言文明

一、 请多多使用文明礼貌用语,如:您好,您请坐,请喝水,谢谢,对不起,您看这样可以吗?我听明白了,我记下来了,尽快回复您,欢迎多提宝贵意见!

二、来电铃响三声内拿起电话,接听时要使用礼貌用语,认真倾听,耐心解答,做好记录(时间、地点、事由等),对方关心的问题要及时汇报和处置。

三、拨打电话要时间恰当(08:00—11:00,14:00—20:00为宜),事先要确认对方姓名、号码,准备好交流的内容再拨打。拨通后先确认对方是否方便接听,掌握好通话时间,待对方挂断电话后,方可结束通话。

四、真情相伴,温暖到家。来有迎声,问有答声,走有送声。

五、上门拜访:交谈时面带微笑,距离适当(1米左右),保持目光交流,声音温和,语调语速适中,态度诚恳,迅速解决客户提出的诉求。

六、常用称呼:“先生、女士、叔叔、阿姨、小朋友”等,对熟悉的业主可按身份称呼,同事之间可称呼职务或名字,不能用“花名”。

七、面对业主或客人的咨询或提出的问题,应设法帮助解决,任何时候  不能说“不知道”、“不归我们管”、“这是开发商的事”等语言,不可随意答复权限以外或不清楚的问题。

 

饮食用餐

一、若集体用餐,按指定位置就坐,尽量使用公筷公勺,适量取食,避     免浪费。

二、用餐时要闭嘴嚼食,喝汤忌发出声响,从自己近前夹菜,忌在菜盘  里翻搅,剔牙时需用手遮挡。

三、餐后请将残羹收拾入桶,座椅归位。

 

 

 

会议接待

一、 有接待来访和业务洽谈任务时,需提前告知相关人员做好接待准备。

二、一般接待在接待大厅或洽谈室进行,微笑问候,起立迎宾,斟茶倒水(七分满为宜),手托杯底双手递送,接待结束后起身相送。

三、重要接待在领导办公室或会议室进行,根据需要提前准备鲜花、水果、饮品,由相应领导或相关人员出面接待,安排专人引导、迎宾和服务,接待结束后送至宾客车门口。

四、接待中要暂停手头工作,认真交流并做好记录,忌频繁进出或接听电话。

五、会议或培训时,提前预约会议室,妥善使用会议室设备及物品,与会者忌迟到早退。会议培训期间,手机调至静音,做好笔记,忌随意走动和接打电话,坐姿忌歪斜倚靠。会议结束后,应主动收拾周围垃圾,整理桌面,座椅归位,设备关闭,关窗落锁。

 

 

办公秩序

一、 员工上班须提前10分钟换装上岗打卡。

二、自觉履行“整理、整顿、清扫、巩固、素养”的5S要求。

三、按工作标准及时准确完成每天要做的工作,认真履职。

四、遵守保密纪律,保存好各自应负责的文件及技术资料。

五、办公区和办公电脑主屏要干净整洁,及时整理目录,不得下载与工作无关的游戏等。

六、保持办公设施设备及用具的正常使用,发现异常及时上报、维修。

七、个人区域随时保持干净,公共区域明确责任分工。

八、员工要熟悉项目园区、功能区、楼宇和路线走向,准确回答客人询问。

九、使用洗手间入厕后须冲净便池,洗手后须擦净台面,节约用水用纸用电。

十、私人用品存入个人衣柜保管,不携带有异味的物品和食品进入办公区域。

十一、接待亲友来访,可自费招待工作餐。

十二、按时按要求填写工作日志,当日事当日毕。

十三、节约办公能源,节省每一张纸、每一度电。下班时,关闭电源、清理环境、关灯查验、锁好门窗。

十四、因私请假须提前一天向部门主管申请,对个人应完成而未完成的工作,要及时交接给相关人员并报备部门领导。